Clár ábhair
Nuair a luaitear bunachair shonraí (DB), is é an chéad rud a thagann chun cuimhne, ar ndóigh, gach cineál focail bhus cosúil le SQL, Oracle, 1C, nó ar a laghad Access. Ar ndóigh, is cláir an-chumhachtacha (agus costasach don chuid is mó) iad seo ar féidir leo obair cuideachta mhór agus chasta a uathoibriú le go leor sonraí. Is í an deacracht ná uaireanta nach mbíonn gá lena leithéid de chumhacht. Féadfaidh do ghnó a bheith beag agus le próisis ghnó réasúnta simplí, ach ba mhaith leat é a uathoibriú freisin. Agus is do chuideachtaí beaga go minic gur ábhar marthanais é seo.
Ar dtús, déanaimis an TOR a fhoirmiú. I bhformhór na gcásanna, ba cheart go mbeadh bunachar sonraí le haghaidh cuntasaíochta, mar shampla, díolacháin clasaiceach in ann:
- a choinneáil ar sna táblaí faisnéis faoi earraí (praghas), idirbhearta críochnaithe agus custaiméirí agus nascann na táblaí seo lena chéile
- compordach foirmeacha ionchuir sonraí (le liostaí anuas, etc.)
- líon isteach go huathoibríoch roinnt sonraí foirmeacha clóite (íocaíochtaí, billí, etc.)
- eisiúint an gá tuarascálacha chun an próiseas gnó iomlán a rialú ó thaobh an bhainisteora de
Is féidir le Microsoft Excel seo go léir a láimhseáil le beagán iarracht. Déanaimis iarracht é seo a chur i bhfeidhm.
Céim 1. Sonraí tosaigh i bhfoirm táblaí
Stórálfaimid faisnéis faoi tháirgí, díolacháin agus custaiméirí i dtrí tábla (ar an mbileog chéanna nó ar chinn éagsúla - is cuma). Tá sé ríthábhachtach go ndéanfaí “táblaí cliste” orthu le méid uathoibríoch, ionas nach smaoineofar air sa todhchaí. Déantar é seo leis an ordú Formáid mar tábla tab Baile (Baile - Formáid mar Tábla). Ar an táb atá le feiceáil ansin Cruthaitheoir (Dearadh) tabhair táblaí ainmneacha tuairisciúla sa réimse Ainm an tábla le húsáid níos déanaí:
San iomlán, ba cheart dúinn trí “thábla cliste” a fháil:
Tabhair faoi deara go bhféadfadh sonraí soiléirithe breise a bheith sna táblaí. Mar sin, mar shampla, ár Praghasina bhfuil faisnéis bhreise faoin gcatagóir (grúpa táirgí, pacáistiú, meáchan, etc.) gach táirge, agus an tábla Cliant — cathair agus réigiún (seoladh, TIN, sonraí bainc, etc.) gach ceann acu.
tábla Díolacháin úsáidfimid níos déanaí chun idirbhearta críochnaithe a chur isteach ann.
Céim 2. Cruthaigh foirm iontrála sonraí
Ar ndóigh, is féidir leat sonraí díolacháin a chur isteach go díreach isteach sa tábla glas Díolacháin, ach ní bhíonn sé seo áisiúil i gcónaí agus bíonn an chuma ar earráidí agus clóscríobh mar gheall ar an “fachtóir daonna”. Mar sin, b'fhearr foirm speisialta a dhéanamh chun sonraí a iontráil ar bhileog ar leith de rud éigin mar seo:
I gcill B3, chun an dáta-am nuashonraithe reatha a fháil, úsáid an fheidhm An TDATA (ANOIS). Más rud é nach bhfuil am ag teastáil, ansin ina ionad An TDATA is féidir feidhm a chur i bhfeidhm TODAY (INNIU).
I gcill B11, faigh praghas an táirge roghnaithe sa tríú colún den tábla cliste Praghas ag baint úsáide as an fheidhm VPR (VLOOKUP). Mura bhfuil tú tar éis teacht air roimhe seo, léigh ar dtús agus féach ar an bhfíseán anseo.
I gcill B7, ní mór dúinn liosta anuas le táirgí ón liosta praghsanna. Chun seo is féidir leat an t-ordú a úsáid Sonraí – Bailíochtú Sonraí (Sonraí – Bailíochtú), sonraigh mar shrian liosta (Liosta) agus ansin dul isteach sa réimse Foinse (Foinse) nasc leis an gcolún Ainm ónár mbord cliste Praghas:
Mar an gcéanna, cruthaítear liosta anuas le cliaint, ach beidh an fhoinse níos cúinge:
=INDIRECT(“Custaiméirí[Cliant]”)
Feidhm INDIRECT (INDIRECT) ag teastáil, sa chás seo, toisc nach dtuigeann Excel, ar an drochuair, naisc dhíreacha le táblaí cliste sa réimse Foinse. Ach tá an nasc céanna “fillte” i bhfeidhm INDIRECT ag an am céanna, oibríonn sé le bang (bhí níos mó faoi seo san alt faoi liostaí anuas a chruthú le hábhar).
Céim 3. Macra iontrála díolacháin a chur leis
Tar éis duit an fhoirm a líonadh, ní mór duit na sonraí a cuireadh isteach inti a chur le deireadh an tábla Díolacháin. Agus naisc shimplí á n-úsáid againn, cruthóimid líne a chuirfear díreach faoin bhfoirm:
Iad siúd. beidh nasc ag cill A20 le =B3, beidh nasc ag cill B20 le = B7, agus mar sin de.
Anois cuirimis macra tosaigh 2-líne leis a chóipeáileann an teaghrán ginte agus a chuireann leis an tábla Díolacháin é. Chun seo a dhéanamh, brúigh an teaglaim Alt + F11 nó cnaipe Visual Basic tab forbróir (Forbróir). Mura bhfuil an cluaisín seo le feiceáil, déan é a chumasú ar dtús sna socruithe Comhad - Roghanna - Socrú Ribín (Comhad - Roghanna - Saincheap Ribbon). Sa fhuinneog eagarthóir Visual Basic a osclaíonn, cuir isteach modúl nua folamh tríd an roghchlár Ionsáigh – Modúl agus cuir isteach ár gcód macra ann:
Fo-Add_Sell() Bileoga Oibre("Foirm Ionchuir").Raon("A20:E20").Cóipeáil 'Cóipeáil an líne sonraí ón bhfoirm n = Bileoga Oibre("Díolacháin").Range("A100000").Deireadh(xlUp). . Ró' cinntigh uimhir na ró deiridh sa tábla. Bileoga Oibre Díolacháin("Díolacháin").Cealla(n + 1, 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues 'greamaigh isteach sa chéad líne folamh eile Bileoga Oibre("Input Form").Range("B5,B7,B9"). Fo-fhoirm deiridh shoiléir ClearContents Anois is féidir linn cnaipe a chur lenár bhfoirm chun an macra cruthaithe a rith ag baint úsáide as an liosta anuas Ionsáigh tab forbróir (Forbróir - Ionsáigh - Button):
Tar éis duit é a tharraingt, agus an cnaipe luiche ar chlé á choinneáil síos, fiafróidh Excel díot cén macra is gá duit a shannadh dó - roghnaigh ár macra Cuir_Díol leis. Is féidir leat an téacs a athrú ar chnaipe trí chliceáil ar dheis air agus an t-ordú a roghnú Athraigh téacs.
Anois, tar éis duit an fhoirm a líonadh, ní féidir leat ach cliceáil ar ár gcnaipe, agus cuirfear na sonraí a cuireadh isteach sa tábla go huathoibríoch Díolacháin, agus ansin glantar an fhoirm chun déileáil nua a iontráil.
Céim 4 Nasc Táblaí
Sula dtógfaimid an tuarascáil, déanaimis ár dtáblaí a nascadh le chéile ionas gur féidir linn díolacháin a ríomh go tapa níos déanaí de réir réigiúin, custaiméara nó catagóire. I leaganacha níos sine de Excel, bheadh gá le roinnt feidhmeanna a úsáid. VPR (VLOOKUP) chun praghsanna, catagóirí, custaiméirí, cathracha, etc. a chur in ionad an tábla Díolacháin. Éilíonn sé seo am agus iarracht uainn, agus freisin “itheann” go leor acmhainní Excel. Ag tosú le Excel 2013, is féidir gach rud a chur i bhfeidhm i bhfad níos simplí trí chaidrimh a bhunú idir táblaí.
Chun seo a dhéanamh, ar an táb Dáta (Dáta) cliceáil caidreamh (Caidreamh). Sa fhuinneog atá le feiceáil, cliceáil ar an gcnaipe Cruthaigh (nua) agus roghnaigh ó na liostaí anuas na táblaí agus ainmneacha na gcolún faoinar cheart iad a bheith gaolmhar:
Pointe tábhachtach: ní mór na táblaí a shonrú san ord seo, .i. tábla nasctha (Praghas) nach bhfuil sa cholún eochrach (Ainm) táirgí a dhúbailt, mar a tharlaíonn sa tábla Díolacháin. I bhfocail eile, ní mór go mbeadh an tábla gaolmhar ina cheann ina gcuardódh tú sonraí ag baint úsáide as VPRdá n-úsáidfí é.
Ar ndóigh, tá an tábla ceangailte ar bhealach comhchosúil Díolacháin le tábla Cliant de réir colún coitianta Chustaiméirí:
Tar éis na naisc a bhunú, is féidir an fhuinneog chun naisc a bhainistiú a dhúnadh; ní gá duit an nós imeachta seo a athdhéanamh.
Céim 5. Déanaimid tuarascálacha ag baint úsáide as an achoimre
Anois, chun díolacháin a anailísiú agus dinimic an phróisis a rianú, déanaimis, mar shampla, tuairisc de chineál éigin a chruthú ag baint úsáide as tábla pivot. Socraigh cill ghníomhach chuig tábla Díolacháin agus roghnaigh an cluaisín ar an ribín Ionsáigh – PivotTable (Cuir isteach – Pivot Table). Sa fhuinneog a osclaíonn, cuirfidh Excel ceist orainn faoin bhfoinse sonraí (ie tábla Díolacháin) agus áit chun an tuarascáil a uaslódáil (ar bhileog nua de rogha):
Is é an pointe ríthábhachtach go bhfuil sé riachtanach chun an ticbhosca a chumasú Cuir na sonraí seo leis an tsamhail sonraí (Cuir sonraí leis an Múnla Sonraí) ag bun na fuinneoige ionas go dtuigeann Excel gur mhaith linn tuarascáil a thógáil, ní hamháin ar an tábla reatha, ach freisin gach caidreamh a úsáid.
Tar éis duit cliceáil ar OK beidh painéal le feiceáil sa leath dheis den fhuinneog Réimsí tábla pivotáit a cliceáil ar an nasc Gachní hamháin an ceann reatha a fheiceáil, ach na “táblaí cliste” go léir atá sa leabhar ag an am céanna. Agus ansin, mar atá sa tábla maighdeog clasaiceach, is féidir leat na réimsí a theastaíonn uainn a tharraingt isteach sa limistéar ó aon táblaí gaolmhara. scagairí, Rónna, Stolbtsov or luachanna – agus tógfaidh Excel láithreach aon tuairisc a theastaíonn uainn ar an mbileog:
Ná déan dearmad gur gá an tábla mhaighdeog a nuashonrú go tréimhsiúil (nuair a athraíonn na sonraí foinseacha) trí chliceáil ar dheis agus an t-ordú a roghnú Nuashonraigh & Sábháil (Athnuaigh), toisc nach féidir é a dhéanamh go huathoibríoch.
Chomh maith leis sin, trí chill ar bith a roghnú san achoimre agus an cnaipe a bhrú Cairt Pivot (Cairt Mhaighdeog) tab Anailís (Anailís) or paraiméadair (Roghanna) is féidir leat na torthaí a ríomhtar ann a shamhlú go tapa.
Céim 6. Líon amach na printables
Tasc tipiciúil eile a bhaineann le haon bhunachar sonraí is ea líonadh uathoibríoch foirmeacha agus foirmeacha éagsúla clóite (sonraisc, sonraisc, gníomhartha, etc.). Scríobh mé cheana faoi cheann de na bealaí chun é seo a dhéanamh. Anseo cuirimid i bhfeidhm, mar shampla, an fhoirm a líonadh de réir uimhir chuntais:
Glactar leis go gcuirfidh an t-úsáideoir uimhir (uimhir ró sa tábla) isteach i gcill C2 Díolacháin, go deimhin), agus ansin déantar na sonraí a theastaíonn uainn a tharraingt suas ag baint úsáide as an fheidhm atá ar eolas cheana féin VPR (VLOOKUP) agus gnéithe INNÉACS (INDEX).
- Conas an fheidhm VLOOKUP a úsáid chun luachanna a chuardach agus a chuardach
- Conas feidhmeanna INDEX agus MATCH a chur in ionad VLOOKUP
- Foirmeacha agus foirmeacha a líonadh go huathoibríoch le sonraí ón tábla
- Tuarascálacha a Chruthú le PivotTables