Clár ábhair
Bainistíocht ama «Leis an obair atá agam agus táim gafa i gcruinniú gan úsáid»
Míníonn an eacnamaí Pilar Lloret i «cruinnithe 30 nóiméad» conas na ceapacháin oibre seo a bharrfheabhsú go dtí an t-uasmhéid
Más rud é nuair a chuirtear in iúl duit cruinniú nua ag an obair go bhfuil tú míchúramach agus go n-éireoidh tú as oifig, tá rud éigin mícheart. Ba cheart go mbeadh na ceapacháin oibre seo ina n-uirlisí chun ár n-obair ghairmiúil a fheabhsú, agus is minic nach mbíonn iontu ach cur amú ama.
Ba é an cás seo - i bhfad níos coitianta ná mar is cosúil - a spreag an eacnamaí Pilar Lloret, speisialaithe i ngnó agus anailís riosca, a scríobh "Cruinnithe 30 nóiméad", leabhar ina molann sé, trí threoirlínte agus trí chomhairle shoiléir, bealach chun éifeachtúlacht na gcruinnithe sin a mhéadú, agus a chuspóir á chomhlíonadh aige ar an mbealach sin.
Labhair muid leis an údar agus d’iarr muid uirthi na heochracha stop a chur le cur amú ama agus an leas is fearr a bhaint as na cruinnithe a bhfuil iachall orainn freastal orthu:
Cén fáth a bhfuil eagraíocht chomh tábhachtach agus cruinniú á phleanáil?
Mura bhfuil pleanáil agus eagrú maith againn, ní bheidh na cuspóirí soiléir, ná na pointí a bheidh le plé, ná an t-am a bheidh ar fáil … Mar sin, beimid ré neamhrialaithe agus ní chomhlíonfaimid ionchais na rannpháirtithe. Seans go n-éireoidh linn frustrachas agus beidh sé ina chur amú ama ag gach duine.
Cad iad na héifeachtaí diúltacha is féidir a bheith ag cruinniú nach bhfuil pleanáilte go maith aige agus nach mbaintear an cuspóir inmhianaithe amach?
Chomh maith leis an gcostas eacnamaíoch, gineann freastal ar chruinnithe nach bhfuil pleanáilte go maith acu agus tar éis 90, 60 nó 30 nóiméad nach mbaintear aon chonclúid amach. dearcadh diúltach agus díspreagadh i measc an lucht freastail. Agus má leanann an cás seo ar aghaidh, tá sé éasca go gcuirfí béim orainn le himeacht ama ag smaoineamh “leis an bpost atá agam agus caithfidh mé freastal ar chruinniú gan úsáid.”
Bíonn tionchar diúltach aige freisin ar thuairim na rannpháirtithe i dtreo an eagraí, a bhíonn i bhformhór na gcásanna ina boss de ghnáth.
Cén fáth gurb é 30 nóiméad an t-am is fearr le haghaidh cruinnithe?
Is é 30 nóiméad an dúshlán a chuirim sa leabhar bunaithe ar mo thaithí féin ag eagrú cruinnithe a oibríonn. Is léir tá cruinnithe ann a mbeidh níos mó ama ag teastáil uathu, cinn eile inar féidir do chuspóir a ghlacadh fiú i níos lú, agus ar ndóigh ar ócáidí áirithe is féidir glaoch nó r-phost a chur in ionad 30 nó fiú 60 nóiméad den chruinniú féin, mar shampla.
Conas a oibríonn figiúr an chinnteoir a labhróidh tú faoi sa leabhar?
Nuair a labhairt linn faoi na rannpháirtithe ar chruinniú 30-nóiméad, ní mór a bheith soiléir go bhfuil níor chóir go mbeadh an líon idéalach níos mó ná cúig duine ar a mhéad. Agus caithfidh gurb é do rogha an rogha cheart. Is féidir linn idirdhealú a dhéanamh idir figiúirí an mhodhnóra, an chomhordaitheora, an rúnaí (is féidir gurb é an duine céanna iad) agus na rannpháirtithe. I bprionsabal, tá cinnteoireacht i gcruinniú 30 nóiméad agus cúigear ar a mhéad comhthoiliúil agus níor cheart go gcruthódh sé coinbhleacht.
Conas is ceart dúinn cruinniú a eagrú chun é a dhéanamh chomh héifeachtach agus is féidir?
Is féidir linn achoimre a dhéanamh i gcúig phointe ar conas an cruinniú a eagrú mar seo a leanas. Bheadh an chéad cheann an cuspóir a shainiú agus toradh inmhianaithe an chruinnithe. An dara, roghnaigh na rannpháirtithe cearta. Is é an tríú ceann an cruinniú a phleanáil; I measc rudaí eile, tarraing suas an clár oibre, roghnaigh an t-ionad, am tosaithe agus fad ama agus seol é in éineacht le príomhdhoiciméid an chruinnithe chuig na daoine sin a bhfuil suim acu ann go leor ama ionas gur féidir leo é a ullmhú.
Ceathrú, ní mór dúinn a chur san áireamh an dearadh struchtúir de na cruinnithe, is é sin, na rialacha oibriúcháin agus ar ndóigh an chaoi a bhfuil an 30 nóiméad a mhaireann an cruinniú struchtúrtha de réir ábhair. Ar deireadh, tá sé tábhachtach a obair leantach cruinnithe. A chinntiú go bhfuil na rannpháirtithe go léir ar an eolas faoi na comhaontuithe a rinneadh agus, i gcás ina gcaithfear aon ghníomh leantach a dhéanamh, cad iad na tascanna a shanntar do gach ceann acu agus an t-am forghníomhaithe.